Dokumenty w części B akt osobowych

1. umowa o pracę – zawarta na piśmie, najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy,

2. informacja do umowy o pracę  – nie później niż w ciągu 7 dni od dnia zawarcia umowy o pracę należy pracownika poinformować na piśmie o obowiązującej dobowej i tygodniowej normie czasu pracy, częstotliwości wypłaty wynagrodzenia za pracę, urlopie wypoczynkowym oraz długości okresu wypowiedzenia umowy. o porze nocnej, miejscu, terminie i czasie wypłaty wynagrodzenia oraz przyjętym sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy. W aktach należy przechowywać pisemne potwierdzenie zapoznania się pracownika z ww. informacją,

3. pisemne potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z treścią regulaminu pracy lub informacją o warunkach zatrudnienia, przepisami bhp, zakresem informacji objętych tajemnicą określoną w ustawach dla umówionego z pracownikiem rodzaju pracy oraz z obwieszczeniem nt. systemów i rozkładów czasu pracy oraz okresów rozliczeniowych (jeżeli u pracodawcy nie obowiązuje regulamin pracy),

4. zaświadczenie o ukończeniu wymaganego szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy – wstępnego i następnie okresowych szkoleń.

Wszystkich nowo zatrudnianych pracowników należy poddać szkoleniu wstępnemu ogólnemu. Nie można dopuścić do pracy pracownika, który nie odbył tego szkolenia.

Czytaj dalej →

Z zatrudnianiem pracowników wiąże się konieczność prowadzenia dokumentacji pracowniczej.

Przede wszystkim dla każdego pracownika należy założyć osobną teczkę akt osobowych.

Teczka akt osobowych powinna składać się z 3 części

• części A – w której przechowuje się dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie,
• części B – w której przechowuje się dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika,
• części C – w której przechowuje się dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia.

Do każdej części akt osobowych należy sporządzić osobny wykaz przechowywanych w niej dokumentów. Umieszczając dany dokument w aktach, należy nadać mu kolejny numer i wyszczególnić go w prowadzonym do każdej części wykazie dokumentów.

Dokumenty w części A akt osobowych

1. wypełniony kwestionariusz osobowy osoby ubiegającej się o zatrudnienie,
2. świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia,
3. dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe, wymagane do wykonywania oferowanej pracy
4. świadectwa ukończenia gimnazjum — w przypadku osoby ubiegającej się o zatrudnienie w celu przygotowania zawodowego,
5. orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku, to jeden z najważniejszych dokumentów, jakie należy uzyskać przed dopuszczeniem pracownika do pracy. Dopuszczenie pracownika do pracy bez orzeczenia lekarskiego stanowi wykroczenie zagrożone karą grzywny.
6. Uzyskanie przez pracownika takiego orzeczenia wymaga najpierw wystawienia przez pracodawcę skierowania na profilaktyczne badania lekarskie. Koszty tych badań ponosi pracodawca. Nie można dopuścić pracownika do pracy na podstawie badań lekarskich przeprowadzonych w poprzednim miejscu pracy.
7. Na niektórych stanowiskach pracy, oprócz profilaktycznego badania lekarskiego, wymagane jest także badanie do celów sanitarno-epidemiologicznych (np. dla pracowników zatrudnionych w kontakcie z żywnością). Nie zastępuje ono jednak orzeczenia wydanego po przeprowadzeniu badań profilaktycznych.
8. inne dokumenty, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów,
9. dokumenty potwierdzające umiejętności i osiągnięcia zawodowe,
10. świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy,
11. dokumenty stanowiące podstawę do korzystania ze szczególnych uprawnień w zakresie stosunku pracy.

Joanna Golczak

Kancelaria Radcy Prawnego